מזה שנים שהשימוש בסורקי מסמכים, בעסק או בבית, הפך לנפוץ. הסורקים המקצועיים החדשים הפכו את פעולת הסריקה הממוחשבת לידידותית וקלה. בסורקים רבים מותקנות מערכות אוטומטיות לסריקת מסמכים המאפשרות ביצוע פעולה מורכבת בלחיצת כפתור. המשתמש הרגיל והלא מנוסה אינו צריך לסיים תואר שני בהנדסה כדי לתפעל סורק מסמכים בסיסי. נכון שקיימים סורקים מתקדמים הדורשים הבנה וידע בתחום הסריקה או הגרפיקה, אולם ידע זה נחוץ לקביעת הגדרות וביצוע משימות מורכבות.

סורק מסמכים שולחני שהיה מוצב בעבר רק בעמדות מסוימות במשרד, הפך בשנים האחרונות למוצר סטנדרטי בסביבת המחשוב הארגונית. בין אם מדובר בסריקת ניירת נכנסת, קלסרים עבי קרס, קטעי עיתונות או כל מסמך אחר, הצורך בסורק מסמכים הפך מ"טוב שיש" ל"מוצר חובה" בארגון. סריקת המסמכים לבדה אינה מספקת. יש צורך בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה שתאפשר לכם לאתר את המסמך הרצוי בלחיצת כפתור ולא לבזבז זמן יקר בחיפוש המסתמך על זיכרון.

אם בעבר ארגונים היו אוספים כמות גדולה של מסמכים ומעבירים לאחסון בארכיון חיצוני ללא סריקת החומר בטרם גניזתו, היום סורקים את החומר לפני הגניזה ושומרים את המסמכים הסרוקים בארכיון אלקטרוני המנוהל בשרת הקבצים הארגוני.

במשרדים ובבתים בהם שטחי המדף מוגבלים, קיימת נטייה מובנת להשתמש במכשירים המשלבים מכונת צילום, מדפסת פקס וסורק מסמכים. מכשירים אלה הפכו לקטנים ופשוטים להפעלה, וסריקת המסמכים הארגוניים מתבצעת בפשטות ואף במהירות. מכשירים מהדור האחרון מאפשרים סריקת מסמכים המוכנסים למזין הנייר ונסרקים ברצף, אחד אחר השני. ניתן להגדיר כל מסמך כקובץ או ליצור קובץ אחד מכל המסמכים גם יחד.  

למרות הממשק הידידותי של סורקי מסמכים מהדור האחרון, עדיין קיימת תופעה של "סקאנופוביה" אצל משתמשים עסקיים וביתיים. כשם שמרביתנו לא משתמש ב- 10% מהיכולות הטמונות במכשירים אלקטרוניים כגון וידאו ביתי, או בתוכנות משרדיות כגון וורד ואקסל, כך גם בסריקת מסמכים. חוסר הידע מגביל את יכולת הניצול של הטכנולוגיות הרבות הקיימות בסורק ובתוכנות הנלוות המסופקות איתו.

משתמשים רבים אינם יודעים לסרוק מסמכים המסומנים במארקר, מסמכים הכתובים בעיפרון, או מסמכים באיכות נמוכה. החשש מפני התעסקות עם טכנולוגיה המשמשת למטרה אחת – סריקה, מקטין את אפקטיביות הסורקים ובכך איכות הסריקה ממשיכה להישאר נמוכה, כפי שהייתה בסורקים הישנים.

כדי ליצור ארכיון אלקטרוני, ולא משנה אם מדובר בארכיון מסמכים, ארכיון תמונות או שקופיות, או ארכיון ספרים, יש צורך בסורק מסמכים איכותי וראש פתוח. לאנשים ועסקים הזקוקים לסריקה בפרקי זמן קצרים, או לכאלה החוששים מ"עימות" עם סורק המסמכים, קיימת האפשרות להיעזר בחברות סריקה הנותנות את שירותיהן בלשכות סריקה או מגיעות לאתר הלקוח עם סורקי מסמכים מקצועיים, מחשב נייד וצורב. חברות אלה סורקות את המסמכים או התמונות, מייצרות מכל מסמך או תמונה את הקובץ הרצוי למזמין העבודה, ובסיום הן מגישות למזמין תקליטור ובו הקבצים הסרוקים.

עסקים רבים המעוניינים לתייק קטעי עיתונות בהם קיימים אזכורים מסוימים, משתמשים בשירותים של חברות שזה עיסוקן. סריקת עיתון באמצעות סורקים משרדיים היא משימה לא פשוטה. ראשית, יש צורך בסורק בגודל A3 כדי להכיל את גודל העיתון ולא להשתמש בקיפולים, הדבקות ותרגילים שונים. שנית, סריקה מעיתון מצריכה תוכנת סריקה המאפשרת ביטול תבנית נקודות הקיימת בתמונות שמקורן בעיתונים. משתמשים חכמים עושים שימוש גם ביכולות המתקדמות יותר של הסורק לשיפור איכות התמונה.

מתבנית הנקודות הנקראת moire ניתן להיפטר ע"י הפעלת אופציה בשם DeScreen שעליכם להגדירה כפעילה. אם אינכם מוצאים אופציה זו בתוכנת הסריקה שלכם, תוכלו לבצע זאת בתוכנות עריכה גראפית מכל סוג. ברוב התוכנות קיימת האפשרות לתיקון תבניות Moire . אופציה זו נקראת גם Descreen או Clean Up Image . קיימות גם תוכנות ייעודיות למשימה חשובה זו. אפשרות נוספת היא הפעלת פילטר בשם Soften או פילטר בשם Median בתוכנות עריכה גראפית. פילטרים אלה מבצעים ניקוי רעשים בתמונה. עוד אפשרות (שעשויה להיות בלתי ישימה אם מדובר בכמות גדולה של תמונות, וזאת בגלל איטיות הסריקה ויצירת קבצים בנפחים גדולים מאוד) היא סריקת התמונה ברזולוציה המכסימלית של הסורק ובהמשך הקטנת התמונה לגודל הרצוי.

לסיכום, אני זורק כפפה לחברות המתמחות בחום סריקת המסמכים. הציעו את הידע שלכם ללקוחות עסקיים וביתיים המעוניינים ליצור בעצמם ארכיון אלקטרוני באמצעות סריקה ממוחשבת, והעבירו סדנאות וקורסים לסריקה נכונה של מסמכים. ניתן לבנות מספר מודלים עסקיים שישתלמו לכל הצדדים.